مبادی آداب بودن، تنها به نفع شما نیست، به نفع تمامی کسانی است که دور و بر شما هستند. پس از مطالعه رفتار و نظرسنجی از بیش از بیست هزار کارمند، دریافتم که به عنوان مدیر یک سازمان اگر به دنبال ایجاد حس تعهد و همکاری در کارکنان خود هستید، لازم است به چندین اصل پایبند باشید که مهم ترین آنها اصل «احترام» است.

تحقیقات نشان داده است که هیچ عاملی به اندازه احترام گذاشتن به کارمندان در رفتار آنها تاثیر ندارد.
طی بیست سال گذشته هزینه های ناشی از بی توجهی به تمدن و مزایای متمدن بودن را مطالعه کرده ام. طی این تحقیقات دریافتم که به طور کلی متمدن بودن به نفع همه است، نفوذ و کارآیی شما را افزایش می دهد و اگر متمدن باشید، شما را به عنوان یک مدیر، آسان تر می پذیرند.

حتی عواملی چون در نظر داشتن کارمندان، قدرشناسی از آنها، ارائه بازخوردهای مفید به آنها و حتی ایجاد فرصت های آموزشی و یادگیری نیز به اندازه عامل احترام تعیین کننده نیستند. اما با وجود اینکه مدیران به خوبی می دانند که احترام گذاشتن به کارمندان اصلی اساسی است، بسیاری از آنها این اصل را رعایت نمی کنند یا در اجرای آن ناتوانند. اگر شما جزو این دسته از مدیران هستید، لازم است مراحلی را که بررسی می کنیم، در نظر داشته باشید:
بازخورد کارمندان را درباره بهترین رفتارهایتان ارزیابی کنید. این تکنیک که نخستین بار توسط «لورا رابرت» و همکارانش مطرح شد به شما کمک می کند محترمانه ترین رفتارهای خود را مورد ارزیابی قرار دهید. در این باره نظرسنجی کنید.
این نظرسنجی می تواند از طریق ایمیل انجام شود. به 10 نفر از همکاران، دوستان یا حتی اقوام خود ایمیل بزنید و از آنها درباره بهترین برخوردهایی که تا به حال از شما دیده اند، سوال کنید. بپرسید که چه زمان هایی از شما چنین برخوردهایی دیده اند و این رفتارها چه بوده اند؟ پس از گردآوری بازخوردها، داده های جمع آوری شده را خلاصه و بر اساس موضوع طبقه بندی کنید. مثلا می توانید جدولی تهیه کنید که ستون های آن را ویژگی های مشترک یا شباهت ها، نمونه هایی از رفتارها و افکارتان تشکیل می دهند. می توانید برای جذاب تر شدن این فرآیند از سایت Wordle.net کمک بگیرید. پس از اتمام جدول رفتارها، به دنبال الگوها بگردید. کی و کجا، چگونه و با چه کسی شما بهترین شکل رفتاری خود را بروز داده اید. از قوه ادراک خود برای تقویت رفتارهای خوبتان استفاده کنید. درباره موقعیت هایی که در آن، شما بهترین هستید، بیشتر فکر کنید. مهارت ارتباطی خود را افزایش دهید.
نقاط ضعف خود را کشف کنید. برای ارزیابی خودتان، تنها بررسی رفتارهایی که به ایجاد احترام متقابل منجر می شوند کافی نیست بلکه لازم است به نقاطی که نیازمند اصلاح هستند نیز توجه داشته باشید. نقاط ضعف شما کدام ها هستند؟ چند تن از همکاران مورد اعتماد خود را که خیرخواه شما و سازمان هستند انتخاب کنید. اینها افرادی اند که مطمئنید درباره شما صریح و صادقانه اظهار نظر می کنند. حالا از آنها بخواهید بگویند که با سایرین چگونه رفتار می کنید. در انجام چه کارهایی موفقید؟ کدام رفتارهایتان می تواند از این بهتر باشد؟ به صحبت هایشان با دقت گوش کنید.

طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت
به عنوان مثال، اقدامات ستوان «کریستوفر مانینگ» یک افسر نیروی دریایی را در نظر بگیرید. او سیستم هایی را برای دریافت مداوم بازخورد طراحی کرده است که از طریق نظرسنجی به طیف وسیع تری از بازخوردها دسترسی داشته باشد. با کمک این بازخوردها او نه تنها می تواند سازمان و عملکرد خود را به عنوان یک مدیر ارتقا دهد بلکه با بهره گیری از آن رضایتمندی کارکنان را نیز به میزان قابل توجهی افزایش داده است. در هیچ یک از این نظرسنجی ها نام کارمندان درج نمی شود.
او همچنین سیاستی موسوم به سیاست «درهای باز» را در پیش گرفته است که به کارکنان این امکان را می دهد تا در هر زمانی از ساعات اداری به مدیر خود دسترسی داشته باشند. او همچنین انتقادات سازنده را ارج می نهد و برای فرد منتقد تسهیلاتی چون حضور در دوره های آموزشی یا کنفرانس ها یا ساعات مرخصی اضافی قائل می شود. او به طور مداوم با معاون یا معاونان خود ملاقات می کند. همین ملاقات های مکرر و ارزیابی بازخوردهای آنها به او کمک کرده اند تا مهارت های خود را تقویت کند. فایده این اقدامات چیست؟ به لطف این فعالیت ها او دریافته که کسانی که به او گزارش می دهند تمایل به مشارکت بیشتر داشته و برای او احترام بیشتری قائل هستند.
اما اگر شما مایل نیستید شخصا عمل نظرسنجی را انجام دهید از یکی از معاونان مورد اعتماد خود بخواهید تا این مسوولیت را بر عهده بگیرد و نحوه عملکرد شما (اینکه متمدنانه رفتار می کنید یا خیر و در چه شرایطی رفتار نامناسب از خود بروز می دهید) را بسنجد.
از یک مربی بخواهید تا به شما کمک کند. یک مربی می تواند با بررسی نظرسنجی ها یا مصاحبه با کارکنان، نقاط ضعف نهفته در شما را کشف کرده و با زیر نظر داشتن شما در جلسات و رویدادهای مهم، نکات ظریفی چون مهارت های غیرکلامی را نیز ارزیابی کند. یک مربی خبره همچنین می تواند مفروضات، تجربیات و ویژگی های فردی که شما را به بروز رفتار غیرمتمدنانه سوق می دهند، کشف کند.
مشخصا سوال کنید که چگونه می توانید رفتار خود را اصلاح کنید. وقتی دریافتید که «دقیقا» کدامیک از رفتارهای شما نیازمند اصلاحند، اطلاعاتی را درباره «چگونگی» ایجاد این تغییرات از سایرین جمع آوری کنید. این روش که به روش کنترل بازخورد یا feedforward مشهور است و نخستین بار توسط «مارشال گلداسمیت» مطرح شده، بهترین راه برای جمع آوری جزئیات ایده ها برای بهبود یا اصلاح یک رفتار است. این فرآیند شامل این مراحل است:
۱. هدف خود را به طور واضح اما به سادگی برای هر کسی که می شناسید، شرح دهید.
۲. از آنها بخواهید به شما دو پیشنهاد ارائه کنند. ترغیبشان کنید تا از ایده های خلاقانه استفاده کنند.
۳. با دقت به صحبت هایشان گوش کنید. پیشنهاداتشان را بنویسید.
۴. در جواب بگویید «متشکرم». پاسخ دیگری لازم نیست، نه بهانه ای بیاورید و نه حالت تدافعی به خود بگیرید.
۵. همین روش را با افراد دیگر نیز امتحان کنید.
از اعضای تیم خود کمک بگیرید. یکی از تغییراتی را که لازم است در رفتار خود ایجاد کنید، در نظر بگیرید و پس از مدتی از اعضای تیم خود بخواهید تا بگویند آیا در تغییر رفتار خود موفق بوده اید یا خیر. به عنوان مثال پس از یک جلسه کاری از اعضا بپرسید که آیا تغییرات شما محسوس است یا خیر.
یکی از نزدیکانم، «کارن» از اعضای تیم خود خواست تا کمک کنند یکی از رفتارهایش را اصلاح کند. او گرچه کارمند با استعدادی بود اما عادت نداشت حرف کسی را تا آخر گوش کند. در جلسات او مکررا حرف همکاران خود را قطع می کرد و همین باعث شده بود اعضای تیم از دست او به ستوه آیند. مربی او، از او خواست تا با به کارگیری یک تکنیک ساده، این الگوی رفتاری نادرست را تغییر دهد. (براساس این تکنیک هر زمان که کارن احساس می کرد می خواهد حرف کسی را قطع کند، یک لحظه مکث می کرد و به جایش با انگشت خود ضربات آهسته می زد. مربیان دیگر نیز تکنیک های مشابهی ارائه داده بودند، مثل شمردن تا 10). او اعضای تیم خود را در جریان گذاشت و پس از گذشتن چند جلسه کاری، از آنها خواست تا میزان پیشرفت او را ارزیابی کنند. بدین ترتیب هنجاری شکل گرفت که کاربرد آن از جلسات گفت وگو فراتر رفت و به اصلی تبدیل شد که بر اساس آن اعضای تیم به یکدیگر اعتماد و از پیشرفت یکدیگر حمایت کردند.
رفتارهایتان را ثبت کنید. دفتری تهیه کنید و بنویسید چه زمانی، کجا و چرا بهترین رفتارهای خود را بروز داده اید و در چه شرایطی غیرمتمدنانه رفتار کرده اید. موقعیت هایی را که موجب می شوند کنترل خود را از دست بدهید، شناسایی کنید. «مانیکا»، یکی از مدیرانی که سابقه همکاری با او را داشتم، احساس می کرد که در ساعات پایانی کار نمی تواند رفتار و گفتار خود را کنترل کند و به سادگی از کوره در می رود. او هر روز صبح ساعت ۵ از خواب بیدار می شد و طبیعتا تا غروب تمام انرژی او تحلیل رفته بود و در نتیجه در مکالمات و مکاتبات خود نمی توانست محترمانه رفتار کند. پیش از آنکه دفتری تهیه کند و آنچه طی روز بر او می گذشت را در آن بازتاب دهد، از عمق ماجرا خبر نداشت و نمی دانست باید انرژی و ساعات کار خود را مدیریت کند. او اما حالا رفتار خود را کاملا زیر نظر دارد. او هنگام روبه رو شدن با شرایط چالش برانگیزی چون بحث و جدل ها یا مسائلی که نیاز به تامل بیشتر دارند، صبر می کند و بررسی موضوع را به روز بعد موکول می کند.
ثبت رفتارها به شما کمک می کند تا برای پرهیز از رفتارهای دور از شأن و مسلط بودن بر خود استراتژی تعیین کنید و نهایتا به «خودِ متمدنتان» نزدیک تر شوید. پس از به کارگیری برخی از این استراتژی ها ببینید آیا این اتفاق افتاده است یا خیر. پیشرفت های خود را مو به مو بررسی کنید.
البته این یک جاده یک طرفه نیست و در حین اینکه خود و رفتارتان با سایرین را تحت کنترل دارید و برای اصلاح رفتارهای نادرست خود تلاش می کنید، از اعضای تیم خود نیز بخواهید همین عمل را انجام دهند. با اعضای تیم خود به بحث بنشینید و به دنبال راه هایی بگردید که احترام متقابل ایجاد می کنند. شرایطی را که در آنها خود و همکارانتان با یکدیگر غیرمتمدنانه رفتار کرده اید شناسایی کنید و ببینید چگونه می توانستید بهتر باشید. به دنبال پاسخ این سوال بگردید که رعایت احترام برای تیم کاری شما چه نتایج مثبتی را به دنبال دارد. زمانی که یک هنجار رفتاری شکل گرفت، به رعایت آن متعهد باشید. هرکدام می توانید مربی خود باشید و به خود و یکدیگر کمک کنید تا عملکرد تیمتان افزایش یابد.
کلید رفتار متمدنانه، رسیدن به خودشناسی و خودآگاهی است. اگر از رفتار خود آگاه باشید می توانید آن را به گونه ای تغییر دهید که نفوذ و کارآمدی شما را در سازمان افزایش دهد. گاهی اقدامات کوچک به نتایج بزرگ منجر می شوند. رفتار متمدنانه شما همانند یک آبشار در سراسر سازمان جریان می یابد و همه را سیراب می کند.

طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت طراحی سایت